Ihr Abschluss dauert zehn Tage. Das muss nicht sein.

Die meisten Finanzfunktionen sind aus strukturellen Gründen langsam, nicht aus Mangel an Einsatz. Wir bilden ab, was wirklich passiert, beziffern die Lücken und bauen die Abfolge neu.

Sie erkennen mindestens drei davon

Keine davon ist spektakulär. Es ist ihre Anhäufung, die kostet.

  • Dieselben Zahlen werden in eine Tabelle übertragen, bevor ihnen jemand traut.
  • Zu beschreiben, was zwischen einer Bestellung und ihrer Bezahlung passiert, braucht drei Personen — und sie sind sich nicht einig.
  • Fehler tauchen beim Abschluss auf, nie vorher.
  • Niemand hat entschieden, wer was freigibt: es hat sich so eingespielt.
  • Ein Auftrag durchläuft mehrere Systeme, bevor er in der Buchhaltung ankommt, und niemand weiß, welches maßgeblich ist.
  • Der Abschluss fällt zwischen Tag acht und Tag fünfzehn, und niemand kann sagen, warum diesen Monat.
  • Dieselbe Ausgabe wird nicht zweimal gleich gebucht, je nachdem, wer sie erfasst.
  • Abläufe, die anfangs funktionierten, passen nicht mehr, und niemand hatte Zeit, sie neu zu bauen.
  • Die Abwesenheit einer einzigen Person verzögert alles.

Nichts davon ist ein Personenproblem. Es sind die Anzeichen eines Prozesses, der gewachsen ist, statt entworfen worden zu sein.

Was ein Prozess, den niemand entworfen hat, wirklich kostet

Nicht die Stunden, die man hineinsteckt — das ist der sichtbare Teil. Die eigentlichen Kosten liegen woanders, und der Abschluss ist das deutlichste Beispiel: jede Entscheidung zwischen Monatsende und Abschluss wird ohne Zahlen getroffen. Zehn bis fünfzehn Tage Blindflug, jeden Monat, auf unbestimmte Zeit. Die vier anderen Abläufe haben jeweils ihre eigene Version derselben Rechnung.

  • T+10 → T+3die angestrebte Abschlussdauer nach dem Umbau des Prozesses
  • 1 → 0Übertragungsschritt zwischen dem ERP und der veröffentlichten Zahl
  • Benanntjeder Schritt hat eine verantwortliche Person und einen Termin, für Sie sichtbar

Was wir optimieren

Fünf Abläufe. Ihrer ist einer davon, oder mehrere.

  • Order → CashFakturierung, Zahlungseingänge, Abstimmung. Ein angebundenes Bankkonto ist nicht dasselbe wie eine abgestimmte Bank: sich selbst überlassen, mahnen Sie Kunden, die längst bezahlt haben — und nicht die, die es nicht getan haben.
  • Procure → PayLieferanten, Freigabe, Rechnungen, Zahlungen. Sich selbst überlassen, zahlen Sie doppelt oder zu spät, und niemand kann nachvollziehen, wer was freigegeben hat.
  • Expense managementEinreichung, Genehmigung, Kontrolle, Verbuchung. Sich selbst überlassen, wird die Vorsteuer nicht vollständig gezogen und die Kontrolle kommt nach der Zahlung.
  • Record → ReportAbschluss, Kostenrechnung, Reporting. Sich selbst überlassen, dauert der Abschluss immer länger, ohne dass jemand sagen kann, woran es liegt.
  • Operations → FinanceVertrieb, Einkauf, Lager und Betrieb, sauber an die Buchhaltung angebunden. Sich selbst überlassen, erreicht eine Lagerbewegung die Buchhaltung erst bei der Inventur — und die Differenz hat keine Erklärung mehr.

Wie wir vorgehen

Sechs Schritte. Die ersten fünf sind ein Projekt — in der Regel vier Wochen, davon die ersten zwei zum Beobachten: wir schlagen nichts vor, bevor wir einen echten Abschluss gesehen haben. Der sechste hat kein Enddatum.

  1. 1AnalyseWir bilden den Prozess ab, den Sie wirklich ausführen, nicht den dokumentierten — Schritt für Schritt, mit den Wartezeiten und Nacharbeiten — und beziffern jeden Bruch.
  2. 2ZielprozessDie Abfolge, wie sie laufen sollte, in Odoo, mit den Kontrollen, die sie verlässlich machen.
  3. 3SzenarienZwei oder drei Wege dorthin, in Aufwand und Wochen beziffert. Sie entscheiden. Wir fällen kein Urteil.
  4. 4UmsetzungWir schreiben die buchhalterischen Regeln und ihre Abnahmetests. Ihr Integrator baut. Wir bestätigen, dass es richtig bucht.
  5. 5SchulungWir schulen Ihr Team und dokumentieren den Prozess, damit er nicht von uns abhängt.
  6. 6Kontinuierliche VerbesserungDort, wo wir auch Ihre Buchhaltung führen, sind wir Monat für Monat im Prozess — wir sehen ihn abdriften, bevor Sie es uns sagen müssen.

Was Sie bekommen

Ein Entscheidungsdokument, keine Präsentation.

  • Die Karte des Ist-ZustandsIhr Abschluss, wie er tatsächlich abläuft, mit jeder Übergabe und jeder Wartezeit sichtbar gemacht.
  • Die Liste der Lücken, priorisiertJede beziffert, damit Sie nach den ersten drei aufhören können, wenn mehr Appetit nicht da ist.
  • Das ZielmodellDie neu gebaute Abfolge, mit der Odoo-Einrichtung und den Kontrollen, die sie verlangt.
  • Ein Fahrplan in PhasenGeschätzter Aufwand, benannte Verantwortliche, Quick Wins getrennt von der strukturellen Arbeit.

Wenn Konfiguration nicht mehr reicht

Manchmal ist die Antwort kein besserer Prozess in derselben Form. Hier sind die Fälle, in denen wir an der Form selbst arbeiten.

  • Wachstum
  • Reorganisation
  • Wechsel des Geschäftsmodells
  • Ein Reporting-Rahmen, der nicht mehr passt
  • Transformation der Finanzabteilung selbst
  • Strukturierung eines Finanz- oder Odoo-Projekts
  • Koordination der verschiedenen Beteiligten

Was wir automatisieren, sobald der Prozess stimmt

  • Rechnungserfassung und KontierungEingangsrechnungen kommen an, werden gelesen und landen auf dem richtigen Konto und der richtigen Kostenstelle — Ausnahmen gehen an einen Menschen statt in eine Vermutung.
  • BankabstimmungAbstimmungsregeln erledigen das Wiederkehrende. Was nicht zusammenpasst, kommt als kurze Liste zurück, statt im Auszug unterzugehen.
  • SpesenEinreichung, Freigabe und Verbuchung folgen einer Regel, die Sie festlegen, statt einer Gewohnheit je Team.
  • Wiederkehrende Buchungen und AbschlussarbeitenAbgrenzungen, Umlagen und monatliche Kontrollen werden geplant statt erinnert.
  • Die Kontrollen drumherumAutomatisieren ohne Kontrolle heißt schneller falsch liegen. Zu jeder Regel oben gehört die Prüfung, die meldet, wenn sie nicht gegriffen hat.

Wann das nicht die Antwort ist

Prozessarbeit repariert die Abfolge und die Verantwortlichkeiten. Sie repariert das hier nicht.

  • Ihre Daten kommen falsch an — das ist Daten & Integrationen, und es kommt davor.
  • Sie brauchen Hände, keinen besseren Prozess. Manchmal ist die ehrliche Antwort eine Einstellung oder die Auslagerung der Buchhaltung.
  • Ihr Odoo ist für die Finanzfunktion noch nicht eingerichtet. Dann ist es kein Prozessproblem, sondern eines der Einrichtung — Kontenrahmen, Journale, buchhalterische Einstellungen, Eröffnungswerte. Diese Arbeit machen wir, an der Seite Ihres Integrators, der das System trägt. Es ist eine andere Baustelle als diese.

Häufige Fragen

In der Regel vier Wochen: zwei zum Beobachten, zwei zum Entwerfen. Wir schlagen kein Zielmodell vor, bevor wir mindestens einen echten Abschluss von innen gesehen haben.

Ein Lesezugriff genügt für die Kartierung. Für die Diagnose brauchen wir nie einen Schreibzugriff, und wir sagen es Ihnen, bevor Sie irgendetwas einräumen.

Nein. Die Beobachtungsphase ist bewusst passiv — wir sehen dem Abschluss zu, den Sie ohnehin gemacht hätten. Änderungen werden für den nächsten Zyklus vorgeschlagen, nie mitten im Abschluss.

Das ist ein legitimer Ausgang, und genau deshalb trennen wir sie. Der Fahrplan ist in Phasen gegliedert, damit Sie nach Phase eins aufhören können, ohne dass die Arbeit verloren ist.

Beides ist möglich. Der Fahrplan sagt, welche Teile wir ausführen können, welche Ihrem Integrator zufallen und welche Ihr Team besser selbst macht.

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