Uw afsluiting duurt tien dagen. Dat hoeft niet.
De meeste financiële functies zijn traag om structurele redenen, niet door gebrek aan inzet. Wij brengen in kaart wat er werkelijk gebeurt, becijferen de gaten en bouwen de volgorde opnieuw.
U herkent er minstens drie
Geen enkele is spectaculair. Het is hun opeenstapeling die kost.
- Dezelfde cijfers worden overgetikt in een spreadsheet voordat iemand ze vertrouwt.
- Beschrijven wat er tussen een order en de betaling ervan gebeurt vraagt drie mensen, en ze zijn het niet eens.
- Fouten komen bij de afsluiting boven, nooit eerder.
- Niemand heeft beslist wie wat goedkeurt: het is zo gegroeid.
- Een order doorkruist meerdere systemen voordat hij in de boekhouding aankomt, en niemand weet welk systeem doorslaggevend is.
- De afsluiting valt tussen dag acht en dag vijftien, en niemand kan zeggen waarom deze maand.
- Dezelfde uitgave wordt niet twee keer hetzelfde geboekt, afhankelijk van wie ze invoert.
- Stromen die in het begin werkten, passen niet meer, en niemand had tijd om ze opnieuw te bouwen.
- De afwezigheid van één persoon vertraagt alles.
Niets hiervan is een probleem van mensen. Het zijn de tekenen van een proces dat gegroeid is in plaats van ontworpen.
Wat een proces dat niemand ontworpen heeft echt kost
Niet de uren die erin gaan — dat is het zichtbare deel. De echte kosten liggen elders, en de afsluiting is het duidelijkste voorbeeld: elke beslissing tussen het einde van de maand en de afsluiting wordt zonder cijfers genomen. Tien tot vijftien dagen blindvliegen, elke maand, voor onbepaalde tijd. De vier andere stromen hebben elk hun eigen versie van dezelfde rekening.
- D+10 → D+3de beoogde doorlooptijd van de afsluiting na de herbouw van het proces
- 1 → 0overtikstap tussen het ERP en het gepubliceerde cijfer
- Benoemdelke stap heeft een verantwoordelijke en een termijn, zichtbaar voor u
Wat we optimaliseren
Vijf stromen. De uwe is er één van, of meerdere.
- Order → CashFacturatie, inning, afletteren. Een gekoppelde bankrekening is niet hetzelfde als een afgeletterde bank: aan zichzelf overgelaten maant u klanten die al betaald hebben — en niet degenen die dat niet deden.
- Procure → PayLeveranciers, goedkeuring, facturen, betalingen. Aan zichzelf overgelaten betaalt u dubbel of te laat, en niemand kan terugvinden wie wat heeft goedgekeurd.
- Expense managementIndiening, goedkeuring, controle, verwerking. Aan zichzelf overgelaten wordt de btw onvolledig teruggevorderd en komt de controle na de betaling.
- Record → ReportAfsluiting, analytische boekhouding, rapportage. Aan zichzelf overgelaten duurt de afsluiting steeds langer, zonder dat iemand kan zeggen waardoor.
- Operations → FinanceVerkoop, inkoop, voorraad en operations, correct gekoppeld aan de boekhouding. Aan zichzelf overgelaten bereikt een voorraadmutatie de boekhouding pas bij de inventarisatie — en dan heeft het verschil geen verklaring meer.
Hoe we te werk gaan
Zes stappen. De eerste vijf zijn een project — meestal vier weken, waarvan de eerste twee observeren: we stellen niets voor voordat we een echte afsluiting hebben gezien. De zesde heeft geen einddatum.
- 1AnalyseWe brengen het proces in kaart dat u werkelijk uitvoert, niet het gedocumenteerde — stap voor stap, met de wachttijden en het herwerk — en we becijferen elke breuk.
- 2DoelprocesDe volgorde zoals ze zou moeten lopen, in Odoo, met de controles die haar betrouwbaar maken.
- 3Scenario'sTwee of drie wegen ernaartoe, becijferd in inspanning en weken. U kiest. Wij vellen geen oordeel.
- 4UitvoeringWe schrijven de boekhoudkundige regels en hun acceptatietests. Uw integrator bouwt. Wij bevestigen dat het correct boekt.
- 5OpleidingWe leiden uw team op en documenteren het proces, zodat het niet van ons afhangt.
- 6Continue verbeteringWaar we ook uw boekhouding voeren, zitten we maand na maand in het proces — we zien het afdrijven voordat u het ons hoeft te zeggen.
Wat u krijgt
Een beslissingsdocument, geen presentatie.
- De kaart van de bestaande situatieUw afsluiting zoals ze werkelijk verloopt, met elke overdracht en elke wachttijd zichtbaar gemaakt.
- De lijst van de tekortkomingen, gerangschiktElk becijferd, zodat u na de eerste drie kunt stoppen als daar de appetijt ophoudt.
- Het doelmodelDe herbouwde volgorde, met de Odoo-inrichting en de controles die ze vereist.
- Een gefaseerd stappenplanGeschatte inspanning, benoemde verantwoordelijken, quick wins gescheiden van het structurele werk.
Wanneer configuratie niet meer volstaat
Soms is het antwoord geen beter proces in dezelfde vorm. Dit zijn de situaties waarin we aan de vorm zelf werken.
- Groei
- Reorganisatie
- Verandering van businessmodel
- Een rapportagekader dat niet meer past
- Transformatie van de financiële afdeling zelf
- Structurering van een finance- of Odoo-project
- Coördinatie van de verschillende betrokkenen
Wat wij automatiseren, zodra het proces klopt
- Factuurverwerking en coderingInkoopfacturen komen binnen, worden gelezen en landen op de juiste rekening en de juiste analytische as — uitzonderingen gaan naar een mens in plaats van naar een aanname.
- BankafletterenAfletterregels doen het repetitieve werk. Wat niet matcht komt terug als korte lijst in plaats van te verdwijnen in een afschrift.
- OnkostenIndienen, goedkeuren en boeken volgen één regel die u bepaalt, niet één gewoonte per team.
- Terugkerende boekingen en afsluittakenOverlopende posten, verdelingen en maandelijkse controles worden ingepland in plaats van onthouden.
- De controles eromheenAutomatiseren zonder controle is sneller fout zitten. Bij elke regel hierboven hoort de controle die meldt wanneer ze niet werkte.
Wanneer dit niet het antwoord is
Proceswerk repareert de volgorde en de verantwoordelijkheden. Dit repareert het niet.
- Uw data komt verkeerd binnen — dat is Data & integraties, en dat komt eerst.
- U hebt handen nodig, geen beter proces. Soms is het eerlijke antwoord een aanwerving, of het uitbesteden van de boekhouding.
- Uw Odoo is nog niet ingericht voor finance. Dan is het geen procesprobleem maar een inrichtingsprobleem — rekeningschema, dagboeken, boekhoudkundige instellingen, beginbalans. Dat werk doen wij, naast uw integrator die het systeem draagt. Het is een andere werf dan deze.
Veelgestelde vragen
Meestal vier weken: twee om te observeren, twee om te ontwerpen. We stellen geen doelmodel voor voordat we minstens één echte afsluiting van binnenuit hebben gezien.
Leestoegang volstaat voor de kartering. Voor de diagnose hebben we nooit schrijftoegang nodig, en we zeggen het voordat u ook maar iets toekent.
Nee. De observatiefase is bewust passief — we kijken naar de afsluiting die u toch zou doen. Wijzigingen worden voorgesteld voor de volgende cyclus, nooit midden in een afsluiting.
Dat is een legitieme uitkomst, en precies daarom scheiden we ze. Het stappenplan is gefaseerd zodat u na fase één kunt stoppen zonder dat het werk verloren is.
Beide kan. Het stappenplan zegt welke delen wij kunnen uitvoeren, welke aan uw integrator toekomen en welke uw team beter zelf doet.
Begin met een blik op uw opzet
De gratis Odoo-quickscan vertelt u in twintig minuten of het probleem het proces of het gereedschap is.
Gratis quickscan boeken