Qu'est-ce que le registre UBO en Belgique ?

En pratique, en Belgique

L’enregistrement se fait sur le portail MyMinfin du SPF Finances, et non auprès d’un greffe. Toute société, ASBL, AISBL, fondation ou construction juridique similaire établie en Belgique doit y déclarer ses bénéficiaires effectifs peu après sa création, puis mettre à jour cette déclaration dès qu’un changement de contrôle intervient.

La particularité belge la plus souvent oubliée est l’obligation de confirmation annuelle : même en l’absence de tout changement, la société doit reconfirmer chaque année que les informations enregistrées restent exactes. Ne rien faire n’est pas une option neutre — l’absence de confirmation est traitée comme un manquement, au même titre qu’un enregistrement jamais effectué.

Dans Odoo

Le registre UBO n’est pas un module comptable : c’est une démarche administrative distincte, réalisée sur le portail du SPF Finances, indépendante de la tenue des comptes de la société.

Ce qui concerne l’entreprise en pratique est de conserver, en interne, une trace à jour de la structure de détention — c’est cette information qui doit être reflétée dans le registre chaque fois qu’elle change.

Les erreurs courantes

• Considérer l’enregistrement initial comme suffisant, en oubliant l’obligation de confirmation annuelle.
• Ne pas mettre à jour le registre après un changement d’actionnariat ou de structure de contrôle.
• Sous-estimer les conséquences d’un manquement : elles vont de l’amende administrative jusqu’à la radiation de la Banque-Carrefour des Entreprises.