Eine Lieferantenrechnung kommt aus Antwerpen, auf Niederländisch. Erfasst wird sie von einer Buchhalterin, die auf Französisch arbeitet. Der Buchungstext lautet am Ende „Rechnung Van Damme“ – ohne Vertragsreferenz, ohne Übersetzung der Position. Vier Monate später verlangt ein Bediensteter des FÖD Finanzen (FOD Financiën / SPF Finances), der belgischen Steuerverwaltung, den Beleg hinter einer Zeile des Kontos 613. Niemand weiß, welche der vierzig Buchungen des Monats gemeint ist.
Das ist kein Organisationsfehler. Das ist der Alltag eines belgischen KMU, dessen Lieferanten, Kunden und Verwaltung nicht dieselbe Sprache sprechen. Belgien ist der einzige Markt, in dem die Buchhaltung in zwei Sprachen gleichzeitig leben muss – und in dem die Sprache keine Vorliebe ist, sondern eine Folge der Adresse des Betriebssitzes. Bei doo.FINANCE ist die zweisprachige Buchhaltung die erste Quelle von Doppelerfassung, auf die wir bei der Eröffnung eines belgischen Dossiers stoßen.
Hier steht, was sie wirklich kostet, was Odoo davon auffängt und was es nicht an Ihrer Stelle tun wird.
Zweisprachige Buchhaltung: in Belgien ist die Sprache keine Wahl
Drei Sprachregelungen bestehen nebeneinander, und der Ort des Betriebssitzes entscheidet, welche davon für Ihre Unternehmensdokumente gilt.
- Niederländisches Sprachgebiet: das flämische Dekret vom 19. Juli 1973 schreibt Niederländisch für die Urkunden und Dokumente des Unternehmens sowie für die sozialen Beziehungen vor.
- Französisches Sprachgebiet: das Dekret vom 30. Juni 1982 schreibt Französisch vor.
- Region Brüssel-Hauptstadt: das Gesetz vom 2. August 1963, koordiniert durch den Königlichen Erlass vom 18. Juli 1966, hält an der Zweisprachigkeit fest – Französisch für das französischsprachige Personal, Niederländisch für das niederländischsprachige Personal.
- Deutsches Sprachgebiet: Deutsch.
Ein KMU mit Sitz in Namur und einem Lager in Gent fällt damit unter zwei Regelungen und nicht unter eine einzige. Das ist kein Ausnahmefall: es ist die normale Struktur eines belgischen Unternehmens, das wächst.
Die Regel reicht anschließend bis in den Jahresabschluss. Die bei der Belgischen Nationalbank hinterlegten Abschlüsse müssen in der Sprache – oder in einer der Amtssprachen – des Sprachgebiets erstellt werden, in dem sich der Sitz der juristischen Person befindet (Artikel 2:33 des Gesellschafts- und Vereinigungsgesetzbuches, CSA/WVV). Die Kommission für Buchhaltungsnormen hat dies in ihrer Stellungnahme 2020/03 vom 12. Februar 2020 bestätigt, die auf Französisch veröffentlicht ist: die zusammen hinterlegten Unterlagen müssen in einer und derselben Sprache vorliegen. Eine englische Übersetzung bleibt freiwillig möglich, erfüllt die Offenlegungspflicht aber nicht allein.
Bei der MwSt. ist die Vorgabe enger, als man denkt. Artikel 61 § 1 des MwSt.-Gesetzbuches erlaubt der Verwaltung, für Rechnungen, die in einer anderen Sprache als einer der Landessprachen ausgestellt sind, eine Übersetzung in eine dieser Sprachen zu verlangen. Da Französisch, Niederländisch und Deutsch alle drei Landessprachen sind, bleibt eine auf Niederländisch ausgestellte Rechnung einem französischsprachigen Kontrolleur gegenüber uneingeschränkt wirksam. Das Risiko ist also nicht juristisch – es ist operativ: wer die Buchung belegen muss, muss den Beleg lesen können.
Schließlich endet die sprachliche Vorgabe dort, wo das Europarecht beginnt. In seinem Urteil New Valmar vom 21. Juni 2016 (Rechtssache C-15/15) hat der Gerichtshof der Europäischen Union entschieden, dass es gegen den freien Warenverkehr verstößt, für die grenzüberschreitenden Rechnungen eines in Flandern niedergelassenen Unternehmens unter Androhung absoluter Nichtigkeit Niederländisch vorzuschreiben. Anders gesagt: Ihre Exportrechnungen sind nicht in der Sprache Ihrer Region gefangen.
Was die Zweisprachigkeit ein belgisches KMU wirklich kostet
Die Kosten der Zweisprachigkeit lassen sich nirgends in der Ergebnisrechnung ablesen. Sie verstecken sich in drei Posten.
Die doppelte Nomenklatur
Wenn Buchhaltung und Betrieb nicht dieselbe Sprache sprechen, entstehen zwei Vokabulare für dieselbe Sache. Der Lagerist in Gent spricht von leveranciers, die Buchhalterin in Lüttich von fournisseurs – Lieferanten in beiden Fällen –, und die Nachverfolgungstabelle enthält beide Spalten. Jede Abstimmung wird zu einer Übersetzung im Kopf, aus dem Gedächtnis gemacht, ohne jede Spur.
Das Symptom ist leicht zu erkennen: ein hauseigener Kontenplan, parallel zum offiziellen geführt, mit den Bezeichnungen „wie man sie hier nennt“.
Uneinheitliche Buchungstexte und der unauffindbare Beleg
Das ist der teuerste Posten. Ein Buchungstext in der Sprache des Belegs, ein zweiter in der Sprache der erfassenden Person, ein dritter abgekürzt, weil das Feld zu kurz war: nach einem Geschäftsjahr liefert die Stichwortsuche nichts Verlässliches mehr.
An dem Tag, an dem ein Beleg wiedergefunden werden muss, sucht niemand mehr in der Buchhaltung – man sucht im Archiv und dann in den E-Mails. Genau dort gehen die Stunden verloren.
Kontrolle und Abschluss, die sich hinziehen
Eine MwSt.-Kontrolle, eine Prüfung, eine Anfrage der Bank: jedes Mal dieselbe Mechanik. Man erstellt einen Kontoauszug, geht zurück zum Beleg, übersetzt ihn für das Gegenüber. Mit der Zahl der angefragten Zeilen multipliziert, wird aus einer Anfrage von einer Stunde eine Baustelle von zwei Tagen.
Die Einrichtung der belgischen MwSt. in Odoo regelt die Mechanik der Meldungen, aber nicht diese Reibung: sie ist sprachlicher und nicht steuerlicher Natur.
Zweisprachige Buchhaltung in Odoo: was die Software auffängt
Odoo „übersetzt“ Ihre Buchhaltung nicht. Es tut etwas Nützlicheres: es speichert eine einzige Angabe und zeigt sie in der Sprache derjenigen Person an, die sie ansieht. Drei Mechanismen tragen das Wesentliche.
Der belgische Kontenplan kommt schon in drei Sprachen
Das belgische Lokalisierungsmodul von Odoo (l10n_be) installiert den vollständigen belgischen PCMN, den genormten Mindestkontenplan. Weniger bekannt ist Folgendes: die Referenzdatei dieses Kontenplans im öffentlichen Odoo-18-Repository enthält 308 Konten, und jedes trägt seine französische, niederländische und deutsche Bezeichnung – die Spalten name@fr, name@nl und name@de sind auf allen Zeilen gefüllt.
Konkret heißt das Konto 400 Clients für die französischsprachige Nutzerin und Handelsdebiteuren für den niederländischsprachigen Nutzer – Kunden beziehungsweise Handelsdebitoren. Das Konto 440 ist Fournisseurs oder Leveranciers, also Lieferanten. Das Konto 411 ist TVA à récupérer oder Terug te vorderen btw, das Konto 451 TVA à payer oder Te betalen btw – abzugsfähige beziehungsweise geschuldete MwSt. Ein Konto, ein Saldo, zwei Lesarten.
Dafür müssen Sie nichts kaufen und nichts einstellen: es wird mit der belgischen Lokalisierung geliefert. Die einzige Bedingung ist, die belgische Lokalisierung installiert zu haben und nicht einen generischen Kontenplan.
Die Sprache des Kontakts entscheidet über die Sprache des Dokuments
Auf jedem Kontaktdatensatz zeigt Odoo ein Feld Sprache. Die offizielle Dokumentation ist ausdrücklich: die eingetragene Sprache ist jene, in die „alle an diesen Kontakt gesendeten E-Mails und Dokumente übersetzt werden“. Derselbe Mechanismus gilt für die internen Nutzer: die Dokumente erreichen sie in der in ihrem Profil gewählten Sprache.
Das ist die rentabelste Einstellung der ganzen Liste und die am häufigsten vergessene. Eine Rechnung geht auf Niederländisch hinaus, weil der Kunde flämisch ist – und nicht, weil eine Mitarbeiterin beim Versand daran gedacht hat, die Vorlage zu wechseln. Angebot, Zahlungserinnerung und Gutschrift folgen derselben Regel, ohne Eingriff.
Dafür muss die Sprache in der Datenbank installiert sein: das geschieht in den Einstellungen, Abschnitt Sprachen, vor der ersten Erfassung.
Journale, Steuern und Artikel folgen derselben Mechanik
Das Prinzip endet nicht beim Kontenplan. Im Code von Odoo 18 sind die Bezeichnungen der Konten, der Journale, der Steuern, der Kontengruppen und der Artikel – einschließlich der Verkaufsbeschreibung, die auf der Rechnung erscheint – alle übersetzbare Daten. Sie erfassen eine zweite Fassung der Bezeichnung, und jeder Nutzer sieht seine eigene.
Genau das erlaubt ein einziges Einkaufsjournal und nicht ein Journal Achats neben einem Journal Aankopen, die anschließend konsolidiert werden müssten.
Wo Odoo aufhört: der Buchungstext
Das muss deutlich gesagt werden, denn genau dort wird die Zweisprachigkeit weiterhin bezahlt.
Das Feld Buchungstext einer Buchungszeile ist kein übersetzbares Feld. Es ist freier Text, einmal erfasst und allen unverändert angezeigt. Und das ist folgerichtig: ein Buchungstext ist eine buchhalterische Angabe, kein Etikett der Benutzeroberfläche. Niemand will eine automatische Übersetzung auf einem Beleg.
Die Antwort ist also nicht technischer, sondern methodischer Art: eine einzige, von der Sprache unabhängige Konvention für den Buchungstext. Belegnummer, Geschäftspartner, Auftrags- oder Vertragsreferenz, in dieser Reihenfolge, immer. Der Buchungstext hört auf, ein zu verstehender Satz zu sein, und wird zu einem Suchschlüssel – der für einen französischsprachigen Kontrolleur genauso funktioniert wie für einen niederländischsprachigen Betriebsrevisor.
Das ist die Regel, die wir bei der Eröffnung eines belgischen Dossiers systematisch setzen, noch vor der ersten Buchung.
Fünf Einstellungen für die Eröffnung des Dossiers
- Die Sprachen installieren, bevor erfasst wird. Fügen Sie in den Einstellungen Niederländisch hinzu (und Deutsch, wenn Sie eine Tätigkeit in der Deutschsprachigen Gemeinschaft haben), und legen Sie dann die Oberflächensprache jedes Nutzers fest.
- Das Feld Sprache auf jedem Kontaktdatensatz ausfüllen. Dieses Feld entscheidet über die Sprache der versandten Rechnung – nicht die Adresse und nicht die Sprache der Vertriebsperson.
- Prüfen, dass die belgische Lokalisierung tatsächlich installiert ist. Sie bringt den PCMN und seine Bezeichnungen auf FR/NL/DE mit. Ein generischer Kontenplan nimmt Ihnen den gesamten Nutzen.
- Die Konvention für den Buchungstext schreiben und von allen anwenden lassen, auch von der externen Buchhaltung.
- Ihre eigenen Ergänzungen übersetzen. Jedes von Hand erstellte Konto, jedes Journal, jede Steuer und jeder Artikel entsteht in einer einzigen Sprache: die zweite Fassung schreibt sich nicht von selbst.
Wenn Sie Ihre Rechnungen bereits über Peppol abwickeln, greifen diese Einstellungen ineinander: der elektronische Fluss transportiert die strukturierten Daten, die Sprache betrifft nur das, was ein Mensch liest. Wir behandeln diesen Punkt ausführlich in unserem Artikel über Peppol und die Zeit, die es Ihnen kostet – oder einbringt.
doo.FINANCE: Ihre belgische Buchhaltung, in beiden Sprachen
Wir führen die Buchhaltung belgischer KMU, die auf Französisch und auf Niederländisch arbeiten, oft mit Teams, die sich auf Brüssel, Flandern und Wallonien verteilen. Als Odoo Gold Partner richten wir die belgische Lokalisierung ein, setzen die Konventionen für den Buchungstext und übernehmen Buchführung und Abschlüsse – in der Sprache, die Ihr Sitz, Ihre Verwaltung und Ihre Kunden erwarten.
Wenn Ihr Team noch Zeit damit verbringt, Belege zu übersetzen, um sie wiederzufinden, sprechen wir darüber. Wir beginnen immer mit einer Bestandsaufnahme Ihres Dossiers: was bereits zweisprachig ist, was es nicht ist, und was Sie das jeden Monat kostet. Entdecken Sie unsere Buchhaltungsdienstleistungen mit Odoo.
Kostenlos beraten lassen →Häufige Fragen zur zweisprachigen Buchhaltung im belgischen KMU
Muss ich zwei Buchhaltungen führen, wenn mein Unternehmen zweisprachig ist?
Nein, und es ist sogar zu vermeiden. Eine Buchhaltung, ein Kontenplan, ein Satz Journale – mit übersetzten Bezeichnungen. Odoo speichert eine einzige Angabe und zeigt sie in der Sprache des Nutzers an. Die Strukturen zu verdoppeln erzeugt zwei Wahrheiten, die bei jedem Abschluss abgeglichen werden müssen, ohne jeden regulatorischen Nutzen.
Darf ich einem flämischen Kunden auf Französisch fakturieren?
Das Feld Sprache im Kundendatensatz entscheidet über die Sprache des versandten Dokuments: tragen Sie Niederländisch ein, und die Rechnung geht automatisch auf Niederländisch hinaus. Rechtlich betreffen die belgischen Sprachpflichten die vom Gesetz vorgeschriebenen Dokumente und richten sich nach dem Sprachgebiet Ihres Betriebssitzes; für grenzüberschreitende Rechnungen hat der Gerichtshof der EU im Urteil New Valmar eine ausschließliche Sprachpflicht verworfen. Wenn Sie bei Ihrer eigenen Situation Zweifel haben, lassen Sie den Punkt von Ihrer Fachberatung prüfen.
Übersetzt Odoo meine Buchungstexte automatisch?
Nein. Der Buchungstext einer Buchungszeile ist freier Text und nicht übersetzbar – anders als die Namen von Konten, Journalen, Steuern und Artikeln. Das ist die Grenze der Software, und der Grund, weshalb eine geschriebene Konvention für den Buchungstext mehr wert ist als ein Werkzeug.
In welcher Sprache muss ich meinen Jahresabschluss hinterlegen?
In der Sprache des Sprachgebiets, in dem sich der Sitz der Gesellschaft befindet, gemäß Artikel 2:33 des Gesellschafts- und Vereinigungsgesetzbuches (CSA/WVV). In Brüssel Französisch oder Niederländisch, aber alle zusammen hinterlegten Unterlagen müssen in einer und derselben Sprache vorliegen. Eine zusätzliche Übersetzung, namentlich auf Englisch, bleibt freiwillig möglich.
Braucht es ein kostenpflichtiges Modul für einen zweisprachigen Kontenplan?
Nein. Der mit der Lokalisierung l10n_be gelieferte belgische Kontenplan enthält bereits die französische, niederländische und deutsche Bezeichnung seiner 308 Konten. Die verbleibende Arbeit betrifft die Konten, die Sie selbst erstellen, und Ihre Artikel.