Verplichte B2B e-facturatie in België: Odoo instellen voor Peppol

Sinds 1 januari 2026 is een pdf-factuur die u per e-mail naar een Belgische btw-plichtige klant stuurt geen conforme factuur meer. In januari was dat nog niet echt storend: de administratie had een gedoogperiode toegekend voor de eerste maanden van het jaar. Die gedoogperiode is sinds 31 maart 2026 voorbij, en die voor selffacturatie sinds 30 juni. In augustus 2026 is er dus geen buffer meer.

Vraagt u zich nog af wat Peppol precies is, waarom het netwerk zwaar overkomt en hoe het u toch tijd kan opleveren, begin dan bij ons artikel daarover: Peppol kost u tijd? Waarom, en hoe maakt u er winst van. Dat artikel behandelt het onderwerp van begin tot eind en we komen er hier niet op terug.

Dit artikel gaat over iets anders, en over één ding alleen: de wettelijke verplichting zelf — op wie ze mikt, wie ze spaart, wat ze blootlegt bij niet-naleving — en de concrete Odoo-instellingen waarmee u eraan voldoet. Bij doo.FINANCE, Odoo Gold Partner, is dat de vraag die onze Belgische klanten ons sinds het voorjaar het vaakst stellen: „hoe controleer ik of ik echt verzend en echt ontvang?”

Wie is in België verplicht tot e-facturatie, en sinds wanneer

De FOD Financiën is duidelijk: de verplichting geldt voor „bijna alle handelingen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen”, sinds 1 januari 2026. Ze is symmetrisch — u moet gestructureerde elektronische facturen versturen, en u moet ze ook kunnen ontvangen. Veel kmo's hebben het eerste luik aangepakt en het tweede vergeten: dat is de fout die wij bij audits het vaakst tegenkomen.

Twee preciseringen bepalen of u eronder valt of niet:

• De verplichting betreft de nationale B2B, tussen btw-plichtigen die in België gevestigd zijn. Uw facturen aan particulieren (B2C) en naar het buitenland volgen andere regels.
• B2G (facturatie aan de overheid) was al elektronisch vóór 2026 — werkt u met de publieke sector, dan is een deel van het werk gedaan, maar een operationeel B2G-kanaal betekent geen B2B-conformiteit.

De uitsluitingen voorzien in het Btw-Wetboek

De lijst met uitzonderingen is kort en gesloten. Volgens de FOD Financiën vallen buiten het toepassingsgebied:

• de btw-plichtigen in staat van faillissement
• de btw-plichtigen onder de forfaitaire regeling van artikel 56 van het Btw-Wetboek — en enkel tot 1 januari 2028
• de btw-plichtigen die niet in België gevestigd zijn en er geen vaste inrichting hebben
• de handelingen die vrijgesteld zijn door artikel 44 van het Btw-Wetboek
• de ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten.

Daar zitten twee valkuilen. De eerste: de uitsluiting „artikel 44” is een uitsluiting per handeling, niet per onderneming. Een artsenpraktijk die ook belaste prestaties factureert, blijft voor die prestaties onder de verplichting vallen. De tweede: de forfaitaire regeling is een vrijstelling met vervaldatum. Wie ze inplant als een permanent statuut, moet het werk eind 2027 in paniek uitvoeren.

Twijfelt u over uw situatie — gemengde btw-plichtige, gedeeltelijk vrijgestelde activiteit, buitenlandse structuur met een Belgische vestiging — laat die vraag dan beslechten vóór u iets instelt. De instelling volgt uit het statuut, nooit omgekeerd.

De gedoogperiodes liggen achter u, de sancties liggen voor u

Een algemene gedoogperiode gold tijdens de eerste drie maanden van 2026, zodat ondernemingen zich in orde konden stellen; de administratie heeft ze beëindigd verklaard op 31 maart 2026. Een specifieke gedoogperiode voor selffacturatie (self-billing) liep tot 30 juni 2026. Vandaag beschermt geen van beide u nog.

Een koninklijk besluit van de zomer van 2025 voorziet in een progressief tarief van administratieve boetes, dat stijgt bij elke nieuwe vastgestelde overtreding. We nemen hier geen bedragen over: het toepasselijke tarief hangt af van uw situatie en van de versie van de tekst die geldt — laat het bevestigen door uw adviseur of door de administratie. Wat u moet onthouden is niet het bedrag, maar dat de periode waarin de administratie de andere kant opkeek, voorbij is.

Wat u in Odoo ingesteld moet hebben

Goed nieuws: werkt u al met Odoo, dan valt er niets aan te kopen. Odoo is een Peppol-toegangspunt en de verzend- en ontvangstdienst zit ingebouwd in Boekhouding. Wat in vrijwel alle dossiers die wij overnemen ontbreekt, is geen module — het is een registratie die nooit is gebeurd.

1. De basis: Belgische lokalisatie en propere identificatiegegevens

Controleer vóór Peppol drie zaken in uw database:

• de Belgische fiscale lokalisatie is geïnstalleerd, met haar rekeningstelsel en haar tarieven (21%, 12%, 6%, 0%); is uw btw-instelling nooit herzien, dan neemt onze gids Hoe stel ik btw in de handeling stap voor stap door
• het btw-nummer van uw vennootschap is ingevuld, in het formaat BE + 10 cijfers, zonder spatie
• uw Belgische klantfiches dragen een geldig btw-nummer. Een fiche zonder bruikbaar nummer kan op het netwerk niet geadresseerd worden — en dat is de eerste oorzaak van mislukte verzendingen.

Dat is datawerk, geen configuratiewerk. Het kost vaak meer tijd dan de activering zelf, en het bepaalt al de rest.

2. Peppol activeren in Odoo: het exacte traject

Open in Boekhouding ‣ Configuratie ‣ Instellingen de rubriek PEPPOL Electronic Invoicing en vervolgens:

1. klik op Activate Electronic Invoicing
2. vul de Peppol endpoint identifier in — het type identificatie, gekozen uit de vervolglijst; voor een Belgische onderneming is dat het schema dat bij het ondernemingsnummer / btw-nummer hoort
3. geef de Peppol endpoint in: uw nummer zelf
4. vul de e-mail en het telefoonnummer met landnummer aan — ze dienen voor de verificatie van de registratie
5. klik op Activate Peppol.

De status gaat dan op pending activation en slaat automatisch om, doorgaans binnen 24 uur. Zolang ze niet is omgeslagen, staat u niet op het netwerk — ook al toont Odoo uw facturen als klaar. Dat is het punt dat wij het vaakst verkeerd geïnterpreteerd zien.

3. Stel de ontvangst in, niet enkel de verzending

Omdat de verplichting symmetrisch is, moet het ontvangstluik expliciet ingesteld worden:

• Incoming Invoices Journal: het aankoopjournaal waarin de leveranciersfacturen die via Peppol binnenkomen, worden aangemaakt
• Document Workspace: de bestemmingsmap, te preciseren als u meerdere aankoopjournalen gebruikt.

Zodra die twee velden zijn ingevuld, worden de facturen die u op het netwerk ontvangt automatisch als ontwerp in het gekozen journaal geïmporteerd — met hun gestructureerde gegevens, dus zonder herinvoer en zonder OCR. Dat is de echte operationele winst van de verplichting, en precies het onderwerp van het hierboven vermelde Peppol-artikel.

Controleren of u echt verzendt en echt ontvangt

Een plausibele instelling is geen werkende instelling. Dit zijn de vier controles die wij systematisch uitvoeren, in deze volgorde.

Controle 1 — uw deelnemersstatus. In de instellingen moet de Peppol-status actief zijn, niet pending. Blijft ze langer dan 48 uur hangen, dan is de registratie niet doorgekomen: neem de endpoint identifier opnieuw onder de loep, het is bijna altijd die.

Controle 2 — zijn uw klanten bereikbaar? Open een klantfiche in Boekhouding ‣ Klanten ‣ Klanten, tabblad Boekhouding, rubriek Klantfacturen, en klik op Verify. Odoo bevraagt het Peppol-adresboek en zegt u of die klant geregistreerd is. Doe dat in batch voor uw twintig grootste klanten: u weet dan binnen het uur welk deel van uw omzet echt adresseerbaar is.

Controle 3 — een verzending van begin tot eind. Bevestig een factuur, klik op Send en kies de verzending by Peppol. Volg daarna de status tot de leveringsbevestiging. Een „verzonden” factuur die zonder ontvangstbewijs blijft, is niet aangekomen.

Controle 4 — een echte ontvangst. Vraag een leverancier die al op het netwerk zit om u een factuur te bezorgen, en controleer of ze als ontwerp in het geconfigureerde journaal verschijnt. Zolang die test niet is uitgevoerd, is de ontvangsthelft van uw conformiteit een veronderstelling.

Die vier controles kosten een halve dag. Ze zijn beter dan een audit zes maanden later.

De kost van de conformering wordt fiscaal aangemoedigd

Een punt dat veel Belgische bedrijfsleiders nog niet kennen: de uitgaven die u doet om over te stappen op elektronische facturatie genieten een verhoogde aftrek van 120%. Bedoeld zijn de abonnementskosten voor factureringssoftware en de adviseringskosten die specifiek verband houden met de voorbereiding op e-facturatie. Afschrijvingen van activa en boekhoudsoftware als zodanig zijn uitgesloten.

De maatregel richt zich op zelfstandigen, vrije beroepen en kleine vennootschappen, en dekt de aanslagjaren van 1 januari 2024 tot 31 december 2027. Laat uw recht op de maatregel en de exacte omvang van de betrokken kosten bevestigen door uw belastingadviseur — de regeling is tijdelijk en de toepassing hangt af van uw situatie. Concreet kan een deel van uw conformiteitswerk van 2026 door die stimulans worden opgevangen.

Veelgestelde vragen