Pflicht zur B2B-E-Rechnung in Belgien: Odoo für Peppol einrichten

Seit dem 1. Januar 2026 ist eine per E-Mail an einen mehrwertsteuerpflichtigen belgischen Kunden versandte PDF-Rechnung keine konforme Rechnung mehr. Im Januar war das noch kaum spürbar: Die Verwaltung hatte für die ersten Monate des Jahres eine Toleranz eingeräumt. Diese Toleranz ist seit dem 31. März 2026 beendet, und jene für die Selbstfakturierung seit dem 30. Juni. Im August 2026 gibt es also kein Polster mehr.

Wenn Sie sich noch fragen, was Peppol ist, warum das Netz schwerfällig wirkt und wie es Ihnen trotzdem Zeit sparen kann, beginnen Sie mit unserem eigenen Beitrag dazu: Peppol kostet Zeit? Warum, und wie daraus ein Gewinn wird. Er behandelt das Thema von Anfang bis Ende, und wir kommen hier nicht darauf zurück.

Dieser Beitrag behandelt etwas anderes, und nur eines: die gesetzliche Pflicht selbst — wen sie trifft, wen sie verschont, was bei einem Verstoß droht — und die konkrete Einrichtung von Odoo, mit der Sie ihr genügen. Bei doo.FINANCE, Odoo Gold Partner, ist das seit dem Frühjahr die Frage, die unsere belgischen Kunden am häufigsten stellen: „Wie prüfe ich, dass ich wirklich versende und wirklich empfange?“

Wer ist in Belgien zur E-Rechnung verpflichtet, und seit wann

Der FÖD Finanzen (FOD Financiën / SPF Finances), die belgische Steuerverwaltung, ist eindeutig: Die Pflicht betrifft „nahezu alle Umsätze zwischen mehrwertsteuerpflichtigen belgischen Unternehmen“, und zwar seit dem 1. Januar 2026. Sie ist symmetrisch — Sie müssen strukturierte elektronische Rechnungen versenden, und Sie müssen solche empfangen können. Viele KMU haben den ersten Teil erledigt und den zweiten vergessen: Das ist der häufigste Fehler, den wir im Audit antreffen.

Zwei Präzisierungen entscheiden darüber, ob Sie dazugehören oder nicht:

• Die Pflicht gilt für das nationale B2B-Geschäft, zwischen in Belgien niedergelassenen Steuerpflichtigen. Ihre Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und ins Ausland folgen anderen Regeln.
• B2G, die Rechnungsstellung an die öffentliche Hand, war bereits vor 2026 elektronisch — wenn Sie mit dem öffentlichen Sektor arbeiten, ist ein Teil des Weges geschafft, aber ein betriebsbereiter B2G-Kanal bedeutet keine B2B-Konformität.

Die im belgischen MwSt.-Gesetzbuch vorgesehenen Ausnahmen

Die Liste der Ausnahmen ist kurz und abgeschlossen. Laut FÖD Finanzen liegen außerhalb des Anwendungsbereichs:

• die Steuerpflichtigen in Konkurs
• die Steuerpflichtigen unter der Pauschalregelung nach Artikel 56 des MwSt.-Gesetzbuchs — und das nur bis zum 1. Januar 2028
• die nicht in Belgien niedergelassenen Steuerpflichtigen ohne feste Niederlassung
• die nach Artikel 44 des MwSt.-Gesetzbuchs befreiten Umsätze
• die Unternehmen, die ausschließlich befreite Umsätze ausführen.

Dort verstecken sich zwei Fallen. Die erste: Die Ausnahme nach „Artikel 44“ ist eine Ausnahme pro Umsatz, nicht pro Unternehmen. Eine Arztpraxis, die auch steuerpflichtige Leistungen abrechnet, bleibt für diese Leistungen betroffen. Die zweite: Die Pauschalregelung ist eine Ausnahme mit Verfallsdatum. Wer sie als Dauerzustand einplant, macht die Umstellung Ende 2027 unter Zeitdruck.

Wenn Ihre Lage unklar ist — gemischt Steuerpflichtiger, teilweise befreite Tätigkeit, ausländische Struktur mit belgischer Niederlassung —, lassen Sie die Frage klären, bevor Sie irgendetwas einrichten. Die Einrichtung folgt dem Status, niemals umgekehrt.

Die Toleranzen liegen hinter Ihnen, die Sanktionen vor Ihnen

Eine allgemeine Toleranz galt während der ersten drei Monate 2026, damit die Unternehmen sich ordnen konnten; die Verwaltung hat sie zum 31. März 2026 für beendet erklärt. Eine besondere Toleranz für die Selbstfakturierung (self-billing) lief bis zum 30. Juni 2026. Heute schützt Sie keine von beiden.

Ein königlicher Erlass vom Sommer 2025 sieht einen progressiven Bußgeldrahmen vor, der mit jeder weiteren festgestellten Zuwiderhandlung steigt. Wir nennen hier keine Beträge: der anwendbare Rahmen hängt von Ihrer Situation und von der geltenden Fassung des Textes ab — lassen Sie ihn von Ihrer Fachberatung oder von der Verwaltung bestätigen. Entscheidend ist nicht der Betrag, sondern dass die Zeit, in der die Verwaltung weggeschaut hat, vorbei ist.

Was in Odoo eingerichtet sein muss

Eine gute Nachricht: Wenn Sie schon auf Odoo arbeiten, gibt es nichts zu kaufen. Odoo ist ein Peppol-Zugangspunkt, und der Versand- und Empfangsdienst ist in die Buchhaltung integriert. Was in fast allen Dossiers fehlt, die wir übernehmen, ist kein Modul — es ist eine Registrierung, die nie vorgenommen wurde.

1. Das Fundament: belgische Lokalisierung und saubere Kennungen

Prüfen Sie vor Peppol drei Dinge in Ihrer Datenbank:

• die belgische Steuerlokalisierung ist installiert, mit ihrem Kontenplan und ihren Sätzen (21%, 12%, 6%, 0%); wenn Ihre MwSt.-Einrichtung nie überprüft wurde, beschreibt unser Leitfaden MwSt. einrichten: wie geht das den Vorgang
• die MwSt.-Nummer Ihrer Gesellschaft ist erfasst, im Format BE + 10 Ziffern, ohne Leerzeichen
• Ihre belgischen Kundenkarteien tragen eine gültige MwSt.-Nummer. Eine Kartei ohne verwertbare Nummer kann im Netz nicht adressiert werden — und das ist die erste Ursache für fehlgeschlagenen Versand.

Das ist Datenbereinigung, keine Konfiguration. Sie dauert oft länger als die Aktivierung selbst, und alles Weitere hängt daran.

2. Peppol in Odoo aktivieren: der genaue Weg

Öffnen Sie unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen den Abschnitt PEPPOL Electronic Invoicing und dann:

1. klicken Sie auf Activate Electronic Invoicing
2. erfassen Sie den Peppol endpoint identifier — den Kennungstyp, gewählt in der Auswahlliste; für ein belgisches Unternehmen ist es das Schema zur Unternehmensnummer beziehungsweise MwSt.-Nummer
3. geben Sie den Peppol endpoint ein: Ihre Nummer selbst
4. vervollständigen Sie E-Mail und Telefon mit der Landesvorwahl — sie dienen der Überprüfung der Registrierung
5. klicken Sie auf Activate Peppol.

Der Status wechselt dann auf pending activation und springt automatisch um, in der Regel innerhalb von 24 Stunden. Solange er nicht umgesprungen ist, sind Sie nicht im Netz — auch wenn Odoo Ihre Rechnungen als versandbereit anzeigt. Das ist der Punkt, den wir am häufigsten falsch verstanden sehen.

3. Den Empfang einrichten, nicht nur den Versand

Weil die Pflicht symmetrisch ist, wird der Empfangsteil ausdrücklich eingerichtet:

• Incoming Invoices Journal: das Einkaufsjournal, in dem die über Peppol eingegangenen Lieferantenrechnungen erstellt werden
• Document Workspace: der Zielordner, anzugeben, wenn Sie mehrere Einkaufsjournale verwenden.

Sind diese zwei Felder gesetzt, werden die im Netz empfangenen Rechnungen automatisch als Entwurf im gewählten Journal importiert — mit ihren strukturierten Daten, also ohne Nacherfassung und ohne OCR. Das ist der tatsächliche betriebliche Gewinn der Pflicht, und genau das Thema des oben erwähnten Peppol-Beitrags.

Prüfen, dass Sie wirklich versenden und wirklich empfangen

Eine plausible Einrichtung ist keine funktionierende Einrichtung. Hier sind die vier Kontrollen, die wir systematisch durchführen, in dieser Reihenfolge.

Kontrolle 1 — Ihr Teilnehmerstatus. In den Einstellungen muss der Peppol-Status aktiv lauten, nicht pending. Bleibt er über 48 Stunden stehen, ist die Registrierung nicht durchgelaufen: Nehmen Sie sich die Endpoint-Kennung noch einmal vor, es ist fast immer sie.

Kontrolle 2 — sind Ihre Kunden erreichbar? Öffnen Sie eine Kundenkartei unter Buchhaltung ‣ Kunden ‣ Kunden, Registerkarte Buchhaltung, Abschnitt Kundenrechnungen, und klicken Sie auf Verify. Odoo fragt das Peppol-Verzeichnis ab und sagt Ihnen, ob dieser Kunde registriert ist. Machen Sie das im Block für Ihre zwanzig größten Kunden: Sie wissen dann in einer Stunde, welcher Anteil Ihres Umsatzes tatsächlich adressierbar ist.

Kontrolle 3 — ein Versand von Anfang bis Ende. Bestätigen Sie eine Rechnung, klicken Sie auf Send und wählen Sie den Versand by Peppol. Verfolgen Sie dann den Status bis zur Zustellbestätigung. Eine „versandte“ Rechnung, die ohne Empfangsbestätigung bleibt, ist nicht angekommen.

Kontrolle 4 — ein echter Empfang. Bitten Sie einen Lieferanten, der bereits im Netz ist, Ihnen eine Rechnung zu schicken, und prüfen Sie, dass sie als Entwurf im eingerichteten Journal erscheint. Solange dieser Test nicht bestanden ist, ist die Empfangshälfte Ihrer Konformität eine Annahme.

Diese vier Kontrollen kosten einen halben Tag. Sie sind mehr wert als ein Audit sechs Monate später.

Die Kosten der Umstellung werden steuerlich gefördert

Ein Punkt, den viele belgische Führungskräfte noch nicht kennen: Die Ausgaben für den Umstieg auf die elektronische Rechnungsstellung genießen einen erhöhten Abzug von 120%. Erfasst sind die Abonnementkosten einer Fakturierungssoftware und die Beratungskosten, die speziell mit der Vorbereitung auf die E-Rechnung zusammenhängen. Abschreibungen von Vermögenswerten und Buchhaltungssoftware als solche sind davon ausgenommen.

Die Maßnahme richtet sich an Selbstständige, freie Berufe und kleine Gesellschaften und deckt die Steuerjahre vom 1. Januar 2024 bis zum 31. Dezember 2027. Lassen Sie Ihre Anspruchsberechtigung und den genauen Umfang der betroffenen Kosten von Ihrer steuerlichen Fachberatung bestätigen — die Regelung ist befristet, und ihre Anwendung hängt von Ihrer Lage ab. Konkret kann ein Teil Ihres Konformitätsprojekts 2026 von diesem Anreiz aufgefangen werden.

Häufige Fragen